lunes, 28 de noviembre de 2011
Estructura de RRPP
- Un departamento de relaciones públicas estructuralmente para su óptimo funcionamiento deberá al menos contener:
DIRECTOR RRPP
ASISTENTE
SECRETARIA / RECEPCION
PRENSA Y ACTIVIDADES
- Las funciones y alcances que debe desempeñar un departamento de RRPP son las siguientes:
GESTION DE COMUNICACIONES INTERNAS conocer a los recursos humanos de la empresa y hacerles conocer las políticas de la institución.
GESTION DE COMUNICACIONES EXTERNAS dar a conocer a la empresa a través de la vinculación con otras instituciones
FUNCIONES HUMANISTICAS transmitir siempre la información de una forma veraz.
ANALISIS Y COMPRENSION DE LA OPINION PUBLICA es necesario poder comprender la opinion pública para plantearse la forma en la que se debe persuadir.
TRABAJO CONJUNTO CON PSICOLOGIA, SOCIOLOGIA Y RELACIONES HUMANAS trabajar con otras áreas para que la empresa tenga coherencia y plantee los objetivos de sus diferentes departamentos encaminados hacia el mismo fin.
- Dependiendo de la empresa y la actividad a la cual ésta misma se dedica se debe plantear la estructura del departamento de RRPP ya que todas las empresas tienen objetivos y necesidades diferentes por ende tambien deben contar con departamentos de RRPP que respondan a una estructura distinta a la de otras empresas.
- Los planes de RRPP dentro de las organizaciones van enfocadas a cumplir con el Plan Estratégico de Imagen Corporativa, por lo general se componen o apoyan de los siguientes pasos para investigar o diganosticar la situación actual de la empresa y proponer acciones que enfoquen o encaminen la persepción de la misma hacia el destino buscado:
INVESTIGACION & ESTUDIO
DIAGNOSTICO
PLANIFICACION & PROPUESTA ACCIONES
PUESTA EN MARCHA DE ACCIONES
SEGUIMIENTO & EVOLUCION
ADAPTACION & CORRECCION
- Estas empresas hacen incapié en la investigación y el estudio de la percepción existente de la marca/producto y en proponer algo por lo general muy innovador y creativo para cambiar o mejorar la percepción que existe de la marca/empresa/producto.
DIRECTOR GENERAL
GERENTE DE CUENTAS
EJECUTIVO DE CUENTAS
ASISTENTES/BECARIOS
DEPARTAMENTO DE CREATIVIDAD
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO/ RRHH
SECRETARIA/RECEPCION
Código de Ética de los RRPP
La International Public Relations Asociation en 1965 publicó el código de ética de los relacionistas públicos.
1. Deberá esforzarse por comportarse en todas las ocasiones y ante cualquier circunstancia de manera tal que merezca y obtenga la confianza de aquellos con quienes está en contacto.
2. Deberá esforzarse por crear estructuras y canales de comunicación que al favorecer la libre circulación de la información esencial permita a cada miembro del grupo sentirse informado, interesado, responsable y solidario con los otros miembros.
3. Por tener en cuenta que, dado el caracter público de su profesión, su comportamiento incluso privado repercutirá sobre los juicios que se emitan acerca de la profesión en su conjunto.
4. Debe comprometerse a respetar, en el ejercicio de su profesión, los principios y las reglas morales de la “Declaración de Derechos Humanos.
5. Debe comprometerse a respetar y salvaguardar la dignidad de la persona humana y a reconocer a cada individuo el derecho de tomarse su propio juicio de sí mismo.
6. De comprometerse a crear condiciones morales, psicológicas e intelectuales del verdadero diálogo y reconocer a las partes en litigio el derecho a exponer su pretensión y su punto de vista.
7. Debe actuar en todas las circunstancias de manera que se tengan en cuenta los intereses respectivos de las partes afectadas: tanto los de la organización que utiliza sus servicios como los de los relativos a los públicos interesados.
8. Debe comprometerse a respetar sus promesas y compromisos que debe ser formulados siempre en términos que no se presten a ninguna confusión; y a obrar honesta y legalmente en todas las ocasiones con el fin de mantener la confianza de sus clientes y empresarios, actuales o anteriores, y del conjunto de públicos afectados por sus acciones.
9. Negarse a prestar su colaboración a toda empresa o acción que tente contra la moral, la honestidad o la dignidad e integridad humana.
10. Negarse a utilizar todo método, medio o técnica que tienda a crear motivaciones inconscientes que privando al individuo de su libre arbitrio le impidan ser responsable de sus actos.
Un profesional en las relaciones públicas es la persona que basándose en la comunicación estratégica se encarga de la gestión de la imagen corporativa de una empresa mediante la realización de comunicación interna y externa.Tomando en cuenta para evaluar su trabajo la opinión pública.Un relacionista público para realizar su trabajo de una forma óptima deberá contar con los siguientes atributos y habilidades:
*Organizado
*Caracter Inquisitivo
*Integridad Personal
*Fuerte Personalidad
*Capacidad de Liderazgo
*Pensamiento Estratégico
*Pensamiento Estructurado
*Nervios de Acero
*Capacidad Persuasiva
*Creatividad
*Excelente Redacción
*Oratoria
Un Relacionista Público demuestra su profesionalismo al actuar de una forma congruente al Código de Ética, es decir, siempre debe esforzarse por crear un canal óptimo para la comunicación en donde prevalezca el respeto, diálogo y la veracidad de la información. Evitando a toda costa usar datos falsos o crear motivaciones de las cuales el público este inconsciente.
Deberá tener una vida privada impoluta, ya que ésta podría afectar su imagen en el trabajo y por consiguiente la de la empresa.
Global Branding
-El branding es un el arte o técnica de crear y gestionar marcas.
-Pienso que las redes sociales son un medio para sostener relaciones públicas favorables para una empresa, sobre todo siento que es algo indispensable para las marcas globales.
- Hasta el momento siento que muchas empresas no le dan la importancia debida a las redes sociales ni saben utilizarlas por que no se han tomado la molestia de investigar o invertir en el desarrollo de las mismas y prefieren utilizar y destinar sus recursos hacia el marketing o comunicación que han llevado toda la vida.
Reglas de Etiqueta Comunmente Aceptadas por Usuarios El internet tiene que ser de libre expresión, nadie que usualmente usa las redes sociales agradece que aun tomándose la molestia de comentar en la página la empresa cree algún tipo de censura, menos cuando se es una corporación.
No pienso que Green Peace en especial fuera ético al acusar a Netlé, se la vive publicando lo que le conviene e ignorando lo que le deja dinero, pienso que solo juegan con la información según convenga a sus intereses. No creo que fuera etica la campaña.
El hecho de que Nestlé haya fijado reglas de participación me parece algo tonto, por que no se preocuparon por investigar que reacción generaría dicha propuesta, pienso que siendo una empresa de esa talla tendrían que tener alguien encargado de las redes sociales que entienda las consecuencias de sus acciones o al menos se las plantee.
-”todo idealismo frente a una necesidad es un engaño” creo que no tengo que decir mas con respecto a porque tratar de calmar los animos de los usuarios nunca iba a funcionar, pidieron perdon ya que estaba fuera de su control totalmente.
TIPOS DE PUBLICO
PUBLICOS | INT/EXT | FUNCION |
Empleado como Público Es la fuerza laboral de la empresa, en ellos residen responsabilidades pero generalmente no toma de decisiones. | Interno | Los empleados son quienes transforman la materia prima en el bien que la empresa vende o los que se encargan de realizar el servicio que ofrece la empresa en donde trabajan |
Accionista como Público Son las personas que invirtieron e la empresa, generalmente los dueños y quienes toman decisiones. | Interno | Capitalizar la empresa cuando sea necesario y en ocaciones la toma de decisiones |
Comunidad como Público Pesonas que viven al rededor o en la misma ciudad en donde se encuentra la empresa | Externo | Crea una gran presión cuando esta a favor o en contra, por lo mismo es importante siempre tomarla en cuenta para proyectar una imagen conveniente. |
Cliente como Público Personas que buscan el bien o servicio que se ofrece, buscan calidad y satisfacer sus necesidades. | Externo | Es de gran importancia ya que la empresa obtiene sus ingresos gracias a ellos. |
Gobierno como Público Dicta leyes, establece responsabilidades y Obligaciones, es la Autoridad en el País. | Externo | Cuenta con una gran influencia sobre la empresa, ya que ésta misma tienes distintas obligaciones a cumplir para con él. |
Públicos Especiales Personas con conocimientos especializados, de mayor influencia. (consutores/outsourcing/expertos) | Externo | Es de vital importancia utilizar de manera constructiva las críticas emitidas por éstas personas. |
Importancia de las RRPP en la Empresa
INTRODUCCION
Las Relaciones Públicas son parte del ciclo vital de una compañía. Es por ello por lo que siempre van a convivir con el trabajo diario en la vida de un administrador. Aprender su importancia y dominar su manejo son dos competencias que todo administrador debe adquirir durante su proceso de formación académico. Por ello resulta necesario emprender una investigación que permita conocer cuáles son los beneficios y aportaciones de las Relaciones Públicas en la empresa.
El objetivo de este trabajo es por tanto llegar a una conclusión efectiva sobre la necesidad de las Relaciones Públicas en la empresa.
Gracias al desempeño de esta labor podré ampliar mis conocimientos en el área de Relaciones Públicas y así mismo aportará a mi formación los conocimientos con los que todo administrador debe contar para llevar a cabo una eficiente gestión de su compañía.
Además esta investigación tendrá una aplicación práctica real en la compañía donde trabajo actualmente, lo cual supondrá un progreso para la misma ya que en su gestión nunca ha sido considerado el enfoque de las Relaciones Públicas.
La empresa en la que se llevará acabo la aplicación práctica es un Despacho de Contadores Públicos, siendo éste una empresa familiar y con presencia en el sureste de México. Cuenta con dos sucursales: Mérida y Chetumal, entre las que suman un total de cincuenta empleados. La sucursal principal es la de Mérida la cual se encuentra organizada en cuatro departamentos: Administración, Contabilidad, Auditoría y Fiscal; mientras que la oficina de Chetumal únicamente se encarga de la Contabilidad de empresas situadas en Quintana Roo.
La jornada de trabajo se extiende de lunes a viernes de 8.30 am a 6.30 pm. El sábado es un día inhábil debido a una reorganización del horario de trabajo durante la semana, con el fin de que los trabajadores dispusieran de dos días libres. El área principal de trabajo es un espacio diáfano en el cual el personal se encuentra ubicado por Departamentos.
En cuanto al clima organizacional podemos afirmar lo siguiente:
*Existe una estructuración jerárquica rigurosa y así es percibido por los empleados.
*Los trabajadores disponen de cierta autonomía en la toma decisiones relacionadas con sus labores, aunque estas son siempre supervisadas por el cargo superior.
*Existen políticas de motivación que todos los trabajadores conocen (por ejemplo, todos los trabajadores que llegan antes de la hora establecida son gratificados con vales de gasolina) sin embargo no existen hasta el momento gratificaciones en base a productividad.
*Existe cooperación entre grupos de trabajo y una excelente relación entre sus miembros, aun que sí hay cierta carencia de cooperación entre Departamentos y la calidad de la relación no es la deseada. *En cuanto a la resolución de conflictos, la política de la empresa es que el trabajador tenga la proactividad de hacerlos frente apenas surgen, lo cual se ha estado llevando acabo de esta forma con alguna excepción ocasional.
*Por lo que se puede observar existe sentimiento de pertenencia a la organización por parte del trabajador, algo que en parte queda en evidencia con el hecho de que existe un equipo de fútbol formado por trabajadores que cada sábado se reúne.
Una vez analizada brevemente la empresa y su funcionamiento partiremos de un marco teórico que nos permita extraer varias conclusiones que fundamenten nuestra investigación. Para ello revisaremos las aportaciones de importantes teóricos en esta materia.
Una vez ubicado el marco teórico se procederá a contrastar los conocimientos adoptados durante el semestre con la práctica ideal y las experiencias reales de las Relaciones Públicas. Además se establecerá una vinculación entre las Relaciones Públicas y el resto de materias vistas durante la carrera. Todo ello con el fin de extraer una serie de conclusiones que resulten de utilidad y permitan comprender la necesidad de las Relaciones Públicas en la empresa.
MARCO TEORICO
Llevaremos acabo una aproximación teórica tomando en cuenta las aportaciones de algunos estudiosos en el campo de las Relaciones Públicas.
Los humanos por naturaleza somos seres sociales, ya que desde los comienzos siempre hemos buscando la forma de interactuar y relacionarnos con nuestro entorno. Partiendo de esto podemos inferir que las personas siempre han buscado la forma de relacionarse entre sí y buscar la aceptación de los demás, ya que el aislamiento esta prácticamente en contra de nuestra naturaleza humana. Atendiendo a esta necesidad humana de relacionarnos podemos concluir que las empresas para poder sobrevivir y subsistir necesitan relacionarse, ya sea con otras empresas o con el público, ya que de no hacerlo simplemente no serían funcionales ni rentables.
Scott M. Cutlip (1952) afirmó “Las relaciones publicas se crearon como respuesta a la necesidad de lograr aceptación pública” (p.204, Manual de Relaciones Públicas Eficaces)
Cutlip, Scott M (1952) Manual de Relaciones Publicas Eficaces
Esto quiere decir que las empresas deben enfocar su Imagen y Comunicación hacia lograr obtener una mayor aceptación por parte del público, y de ésta forma al lograr tener la aceptación buscada, todo el entorno que la rodea será mas favorable hacia ella e incentivará su crecimiento y desarollo. La diferencia si la comparamos con otra empresa que cuente con un menor grado de aceptación simplemente será demasiado notoria. Por ejemplo: una empresa que enfoca su comunicación hacia hacerle saber al público que obtienen su materia prima avalada por un sello de “fair trade” en algún país en vías de desarrollo siempre será mejor vista y mas aceptada (incluso si el precio es mayor) que otra empresa que no tuviera el sello, ya que actualmente la tendencia de consumo responsable en Europa cuenta con un notorio crecimiento. La empresa que no aprovechó esta tendencia del mercado se quedaría rezagada al compararla con la que ha enfocado su comunicación en la dirección correcta.
Para poder predecir los futuros comportamientos del mercado y lograr captar la aceptación del público deseado es necesario que la persona encargada del Departamento de Relaciones Públicas en la empresa comprenda el entorno en el que se encuentra, es decir; que esté al tanto de las tendencias del mercado y comprenda el comportamiento del consumidor meta al que la empresa y/o producto está dirigido, para que de ésta forma pueda persuadirlos de la manera apropiada, utilizando los medios adecuados y en consecuencia aumente la aceptación y mejore la imagen que el público tiene de la empresa, lo cual eventualmente responderá a los intereses económicos de la misma.
Jose Daniel & Mario Barquero Cabrero (2005) afirma que “Los expertos en Relaciones Públicas son los que entienden y comprenden a nuestros públicos por lo que serán capaces de persuadirlos en pro de nuestros intereses económicos y de imagen de empresa” (p.67 Manual de Relaciones Públicas, Publicidad y Comunicación)
Barquero Cabrero, Jose Daniel & Mario (2005) Manual de Relaciones Públicas, Publicidad y Comunicación
La finalidad de las Relaciones Públicas es que la empresa alcance el punto óptimo de armonía con el entorno en el que se relaciona. Esto se logra al obtener un mayor grado de aceptación que cualquier competidor en el mismo sector, para que la empresa pueda llegar a éste grado de aceptación es indispensable que ésta misma logre entender perfectamente las tendencias y cambios constantes del mercado y en las preferencias del público. Además tendrá que tener una imagen impoluta, lo cual complica aún mas las cosas para el encargado de Relaciones Públicas o vocero de la empresa, ya que él mismo tendrá que proyectar una imagen personal congruente con la de la empresa y llevar una vida intachable. Por Ejemplo: Si Steve Jobs no hubiera comprendido, predicho o interpretado las preferencias del mercado de la forma en la que lo hizo a finales de los noventas cuando lanzó el iPod, sus productos nunca hubieran tenido la aceptación que tienen y en consecuencia no podrían haber generado las ventas que lo hicieron (las cuales atienden al fin económico de la empresa). Estas ventas lo convirtieron en un lapso muy corto en el líder indiscutible del mercado en reproductores mp3. Atendiendo a la congruencia de su persona con la de la empresa, si Steve Jobs hubiera presentado el iPod intoxicado con estupefacientes habría generado una incongruencia y polémica de tal magnitud que habría tenido una repercusión muy negativa en la percepción que el público tenía del iPod el día de la presentación y de Apple.
Sam Black (2005) por su parte, afirmaba que “El ejercicio de las Relaciones Públicas es el arte y ciencia de alcanzar la armonía con el entorno, gracias a la comprensión mutua basada en la verdad y en una información total” (p.32 Manual de Relaciones Públicas)
Piedra Rodriguez, Mario (2005) Manual de Relaciones Públicas
Una empresa no forja su imagen con un hecho aislado, sino que todas sus actividades tienen que coordinarse de tal forma que evoque cierta congruencia entre las acciones que realiza la organización para poder proyectar la imagen mas conveniente y lograr la aceptación deseada. Así de ésta forma la empresa logrará influir de una manera mas eficaz en el público objetivo lo que repercutirá de manera positiva en su crecimiento y desarrollo.
William Stanton (2005) explicaba en sus estudios que “Las relaciones públicas son un esfuerzo general y global de comunicaciones por parte de una organización, y su finalidad es influir en las actividades de varios grupos ante ella. Actividades que pueden construir o conservar la imagen de la organización y una relación favorable con su público” (p.31 Manual de Relaciones Públicas)
Piedra Rodriguez, Mario (2005) Manual de Relaciones Públicas
Vinculando la teoría de la asignatura con las experiencias reales en mi puesto de trabajo y la investigación realizada puedo concluir que las Relaciones Públicas hoy en día son absolutamente necesarias para la optima gestión como Administrador en cualquier empresa.
La inteligencia emocional es una herramienta indispensable para poder interactuar y relacionarse de una forma adecuada con el público y/o personas que nos rodean. El ser Asertivo es una estrategia comunicacional que parte de la Inteligencia Emocional (lograr controlar los sentimientos/emociones) y al practicar o procurar tener una comunicación Asertiva una persona puede conseguir más cosas de una forma más rápida y segura que comportándose de una forma pasiva o agresiva. En el trabajo diario me he dado cuenta de que es necesario que los administradores controlen sus impulsos y sentimientos con la finalidad de obtener lo que quieren. Ya que al salirse de control y comportarse agresivamente o dejar que te pasen encima siempre tendrá repercusiones negativas, por lo cual comunicarme asertivamente en mi trabajo me ha facilitado las cosas.
Con la finalidad de mejorar la imagen corporativa pienso que en el Despacho deberá enfocarse en la comunicación de cara a sus clientes y steakholders, ya que existen ciertas actividades que se realizan pero no se comunican, y que al comunicarse mejorarán la imagen que se proyecta a los clientes y al público en general. Esto más concretamente es comunicar el hecho de que se reciclan las hojas que se utilizan para trabajar, lo cual implica que la organización cuenta con una conciencia ecológica que hasta hoy es desconocida por el público y basándome en las tendencias del mercado pienso que mejorará la aceptación que la empresa tiene. La segunda actividad a comunicar será que la empresa es socialmente responsable ya que se lleva la contabilidad de una ONG con fines de beneficencia a enfermos terminales, lo cual al ser comunicado creo que tendrá repercusiones positivas.
Ya que el Código de Etica Contable prohibe anunciarse en medios masivos pienso que llevar a cabo una campaña publicitaria es ilegal e innecesario, por lo mismo la idea de realizar “Publicity” me parece muy acertada y la forma más viable de posicionar al Despacho como una empresa seria, establecida y con experiencia, siendo estas las cualidades que el público busca cuando se trata de un Despacho Contable y por tanto mejoraría la aceptación con la cual el Despacho cuenta.
De cara a adaptarse y comprender las necesidades actuales del mercado, pienso que es indispensable que el despacho cree pronto una página Web, ya que podría representar una ventaja competitiva y lo posicionaría como una empresa con mayor seriedad y prestigio.
Atendiendo a las limitaciones que existen para el sector en lo que a publicidad se refiere pienso que es muy efectivo el comentar sobre la existencia y servicios que el Despacho presta de una forma mas personal, ya que generará una mayor empatía por parte del púbico que si lo hubieran leído en una red social.
Las Relaciones Públicas para aumentar su efectividad se nutren de otras ciencias como la Sociología, ya que a través de ésta puede comprender mejor el comportamiento de las personas; también de la Psicología para poder predecir la reacción que tendrán ante determinados estímulos.
Pienso que la Asertividad y la Inteligencia Emocional tienen sus bases en las Ciencias Políticas, que fungen como apoyo también para los Publirrelacionistas, al igual que la Lingüística ya que muchas veces es tan importante la forma como el fondo.
Durante la realización de esta actividad en mí se generó un sentimiento de satisfacción ya que a raíz del conocimiento adquirido creo que puedo contribuir a mejorar el área de Relaciones Públicas en mi trabajo, la imagen que proyecta el Despacho y la aceptación que posee por parte del público. Hasta el momento el área Publirrelacionista siento que no ha contado con la atención necesaria para poder lograr un óptimo funcionamiento del Despacho.
CONCLUSIÓN
Las Relaciones Públicas son una herramienta indispensable para todas las empresas hoy en día, ya que de no emplearlas en la gestión empresarial, representaría una desventaja fulminante ante la competencia. No llevar las Relaciones Públicas de una manera adecuada repercute directamente en la imagen que la empresa proyecta al público y la aceptación que éste siente hacia ella y al disminuir la aceptación disminuyen las posibilidades de crecimiento y consolidación de la empresa.
RECOMENDACIONES
*Cursos de Comunicación Asertiva para Gerentes y Directivos.
*Comunicar Responsabilidad Social
*Comunicar Conciencia Ecológica
* “Publicity” en Revista de Construcción
*Creación de Sitio Web
*Comunicación Personal/Verbal de los Servicios
BIBLIOGRAFIA & REFERENCIAS
Cutlip, Scott M (1952) Manual de Relaciones Publicas Eficaces
Barquero Cabrero, Jose Daniel & Mario (2005) Manual de Relaciones Públicas, Publicidad y Comunicación
Piedra Rodriguez, Mario (2005) Manual de Relaciones Públicas
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