BITACORA DE RRPP

DIA 1
14 NOVIEMBRE 2011

       Al llegar a la oficina, la primera responsabilidad con la cual he cumplido fue determinar el estado de cuenta de los dos bancos, es decir; determinar el saldo existente al 14 de noviembre con el propósito de verificar si el saldo de la cuenta será suficiente para cubrir las nóminas de Mérida y Chetumal referente a la primera quincena de noviembre.

       Mientras determinaba el saldo de bancos recibí una llamada por parte de Telmex en la cual respondían a un reporte, ya que una de las líneas parecía estar sobre cargada y el internet funcionaba de una forma intermitente, con la tendencia a fallar cuando se ocupaban varias líneas telefónicas en la oficina.

       El empleado de Telmex que llamó me comentó que estaba probando la fibra óptica y me dijo que habíamos sido seleccionados como parte de la primera fase de Telmex, es décir que durante la semana siguiente un técnico iría y cambiaría la conexión de banda ancha por una de fibra óptica cinco veces más rápida. Concretamos una cita para la siguiente semana, ya que ir el día 15 a cambiarlo representaba muchas complicaciones en caso de que no lograran dejarla funcionando el mismo día, ya que era el día de transferencias de nóminas.

       Con antelación había recibido quejas de un par de empleados, referentes a las computadoras que utilizaban para trabajar, éstas quejas ya habían sido pasadas al ingeniero Informático unos días atrás y como éste trabaja por horas en el despacho, aunque se había presentado en las instalaciones no había solucionado los problemas técnicos de el personal. Para solucionar el problema opté por llamarle a un compañero que se dedica a la reparación de ordenadores y concreté una cita para que fuera a revisarlas y emitiera su opinión sobre la mejor forma de solucionar los problemas.

       Mi día de trabajo mantuvo una baja relación con la utilización de las relaciones públicas, ya que usualmente mi trabajo consiste en tareas puramente administrativas deslindadas de Recursos Humanos y las llevo acabo en mi oficina de una forma independiente, sin embargo ya que después de hablar con el Ingeniero Informático varias veces, el aún no solucionaba los problemas que habían mantenido inconformes a varios empleados opté por consultar con un Informático Externo para ejercer algo de presión sobre él y que los empleados sintieran que son tomados en cuenta.

DIA 2
15 NOVIEMBRE 2011

       Al llegar a la oficina le pedí a la secretaria que me diera los depósitos pendientes, es decir; las fichas de depósitos que se efectuaron en la segunda mitad del día anterior o depósitos efectuados ésta misma mañana con la finalidad de contar con un estado de bancos con la mayor información y precisión posible antes de la transferencia de nóminas, para hacerlo con una mayor precisión he impreso el estado de bancos al día anterior ya que los depósitos efectuados en el día si son hechos desde la chequera de otro banco pueden tardar un par de días en tránsito.

       Después de verificar el estado de bancos le pedí a la secretaría (encargada de la listas de asistencias & horarios) la información de esta quincena, es decir; las horas con las que cumplieron los trabajadores, los retardos y faltas, para corroborar los datos que ella determinó con las listas de asistencia y así poder calcular la cantidad a ser transferida a sus respectivas cuentas.
       Al revisar la lista me percaté que un empleado con el cual habíamos hablado en un par de ocasiones debido a que faltaba en promedio 2 o 3 días por quincena, pidió permiso para faltar una semana, sin estar al día en ninguna de las contabilidades que llevaba, eso me llamó la atención de una forma negativa y le pedí a su jefa directa que viniera a mi oficina, como ya había sucedido con anterioridad le pregunté como se estaba desempeñando después de la última plática que tuvimos con él 4 meses atrás y ella dijo que él seguía con la misma actitud, ella sentía que no podía contar con él y representaba una carga mas para ella, por lo que determinamos que no debería ser concedido el permiso y no era indispensable para la empresa.

       Habiendo finalizado ya con la charla y la determinación realicé las transferencias de nóminas correspondientes.

       Mi trabajo hoy mantuvo una relación media con las Relaciones Públicas, ya que de cara a la situación de Rodrigo tenía que comenzar a pensar en la forma en que tendría que presentarle a mis superiores mi propuesta de aprovechar su viaje para negarle el permiso y causara la baja, de ésta forma la empresa ya no tendría que pagar un sueldo de contador por un trabajo que un auxiliar universitario podría hacer por una menor remuneración y de una forma mas confiable, al igual que hablar y preguntarle a su jefa directa que pensaba al respecto y hasta cuando necesitaría que el le entregara la documentación que utilizaba para realizar su trabajo, para cubrirlo contactaríamos a una becaria de la Universidad Marista que se encontraba en 5to Semestre. La forma de llegar a ella fue a través de un estudiante de la misma universidad que esta en su salón y actualmente es Auxiliar en el Departamento de Contabilidad.

DIA 3
16 NOVIEMBRE 2011

       Llegando a la oficina le pedí a la secretaría  los depósitos de la segunda parte del día anterior y de los que pudieran haberse efectuado en la mañana, esto con la finalidad de determinar el saldo existente en bancos después de transferir nóminas.
       Ya habiendo determinando el saldo de bancos la secretaría me pidió la reposición del fondo que ella maneja en la caja, para realizar esto ella me entrega una póliza de egreso con las facturas que pagó y mi trabajo consiste en sumar las facturas para comprobar que la cantidad sea igual a la que ella ha puesto en la póliza de egreso, las facturas que ella empleó para la reposición son marcadas, con la finalidad de que no sea usada la misma factura en mas de una ocasión.

       Después de haber comprobado que estuviera correcta la póliza de egreso y tomando en cuenta el saldo existente en bancos y las fechas de vencimiento de las facturas por pagar, efectué el cheque correspondiente a la reposición de caja y a un par de facturas de telefonía celular y el mantenimiento del jardín.

       Ya teniendo los cheques hechos se los entregué a la secretaría para que le llamara a los encargados del jardín para que pasaran a recoger el cheque correspondiente y al diligenciero para que fuera a cambiar el cheque para la reposición del fondo de caja y entregara a la empresa que brinda telefonía móvil el cheque correspondiente para que lo abonaran a las facturas que emite al despacho.

       Mas tarde presenté mi sugerencia de utilizar el viaje del empleado irresponsable como pretexto para darle de baja, ya que con antelación se había contemplado su despido por la irregularidad que presentaba en cuanto a sus asistencias y la capacidad que tenía para realizar su trabajo, esta iniciativa se la comente a la Gerente Administrativa junto con la Contadora Jefa del Equipo de trabajo donde se ubicaba el empleado. Al terminar la pequeña reunión se determinó que la Gerente Administrativa hablaría con el Director para informarle la situación y la decisión que se había tomando de forma conjunta la Administración y el Departamento de Contabilidad.

      Este día yo siento que estuvo directamente relacionado con las Relaciones Públicas ya que desde mi puesto de trabajo expuse a mi superior las ventajas que consideraba existirían al dejar ir a un empleado irresponsable de una forma asertiva y buscando el bien de la empresa, ya que este empleado debido a su falta de compromiso se retrasó en el cálculo de unos impuestos, lo cual tuvo como consecuencia una repercusión negativa de cara a la imagen que el despacho le proyecta al cliente y habiéndose comprometido a cambiar estaba cayendo en la misma falta de compromiso.

DIA 4
17 NOVIEMBRE 2011

       Lo primero del día, como usualmente sucede fue pedir los depósitos de la segunda mitad del día anterior y los de la mañana, para contabilizarlos en mi estado diario bancario y determinar de que chequera tendría que emitir los cheques correspondientes al día.

       Después de determinar mi estado bancario emití cheques para la adquisición de un automóvil nuevo para la empresa, este sería para el departamento de Auditoría, para le jefe de departamento, emití un cheque para pagar el anticipo para Autosur.
       Para continuar con el día estuve capturando la cobranza del mes de octubre, este trabajo consistía en escribir en un Excel los datos de todos los depósitos efectuados en los bancos, clasificándolos por banco, por región y por porcentaje de IVA que se cobra en la región, ya que la oficina de Chetumal factura a una tasa del 11% y Mérida al 16%, determinar que depósitos fueron dentro de la categoría de pago de clientes y que otros fueron devoluciones de viáticos, etc. Con la finalidad de calcular la base sobre cual la contadora determinaría la cantidad parcial de impuestos a pagar.

       Después de terminar los documentos en Excel, imprimirlos y archivarlos me dispuse a capturar la cobranza en el SAE con la finalidad de cancelar las cuentas por cobrar y que en el sistema se encuentra la información actualizada, para así poder determinar que clientes llevan arriba de un par de meses sin pagar con el propósito de que la secretaria haga las llamadas pertinentes con el motivo de recordarles el pago de honorarios.

       Al terminar de actualizar los datos en el SAE imprimí los estados de cuenta por clientes, y comparando con el estado de cuentas anterior, hice una lista de diez clientes, los que llevaban mas tiempo sin abonar a su cuenta para que la secretaria les recordara realizar el pago vía telefónica.

      Mi día mantuvo una baja relación con las relaciones públicas, ya que durante el horario de trabajo prácticamente estuve realizando tareas que me involucraban a mi solo con el ordenador de sobremesa , solo tuve conversaciones con la secretaria para pedirles depósitos bancarios que es una actividad a realizar diario y también la pedí la elaboración de la póliza de egreso correspondiente al anticipo para un automóvil en Autosur.

       

DIA 5
18 NOVIEMBRE 2011

       Lo primero del día, como usualmente sucede fue pedir los depósitos de la segunda mitad del día anterior y los de la mañana, para contabilizarlos en mi estado diario bancario y determinar de que chequera tendría que emitir los cheques correspondientes al día.

       Utilizando la lista de cobranza que realicé el día anterior hoy mi trabajo consistirá en sellar cada una de las facturas correspondientes a los pagos efectuados por los clientes durante el mes de octubre.

      Después de terminar de sellar las facturas correspondientes a la cobranza de octubre mi siguiente tarea fue realizar la conciliación bancaria al 31 de octubre del 2011, éste trabajo consiste en encontrar la razonabilidad e igualdad entre los datos que tengo administrativamente que son depósitos y transferencias y el estado que emiten los bancos, con el propósito de señalar e identificar las irregularidades que pueden ser de dos tipos: ya sea depósitos realizados antes del fin de mes que aun no se encuentran ingresados en la cuenta bancaria debido a que se encuentran aun en tránsito o cheques emitidos por el despacho que aun no han sido cobrados por nuestros proveedores y por lo mismo, se refleja una diferencia positiva en el estado bancario.

       La siguiente parte de mi trabajo durante este día consistió en elaborar los cheques correspondientes al pago de facturas con vencimiento mas próximo, en este caso fueron la de telefonía fija y para combustible; es decir vales de gasolina.

       Después de emitir los cheques lo siguiente fue pedirle a la secretaria que elaborara las pólizas de egresos correspondientes para sustentar o justificar los cheques, ya con las polizas en la oficina procedí a archivarlas ya que al final de mes le paso al departamento de contabilidad todas las pólizas de egresos a la par con la cobranza y mis saldos bancarios con conciliacion.

       Este dia tuvo una muy baja relación con las relaciones públicas ya que gran parte de mi trabajo administrativo lo realizo solo en mi oficina y funciono totalmente independiente a los otros departamentos, mi jefa directa solo visita la oficina para verificar mi trabajo en dos ocasiones por semana, ella es quien por lo general trata mas con los clientes y empleados, sin embargo trato de expresarle mi punto de vista siempre de una forma clara y tratando de ser objetivo y congruente con los valores del Despacho.

       

       

DIA 6
19 NOVIEMBRE 2011

       

       Mi trabajo el día de hoy consistió en llegar algo temprano a la oficina, mas que lo de costumbre, partiendo del punto de que los sábados no hay trabajo, aproveché para que el Ingeniero Externo visitara las instalaciones para dar su opinión sobre el estado actual del equipo de cómputo y configurara el servidor con la finalidad de limitar la navegación de los empleados, esto para que no perdieran tiempo navegando en redes sociales o viendo vídeos en youtube.

       Hoy aunque en cuanto a trabajo en sí, no realicé lo que usualmente corresponde a un día habitual pienso que esta directamente relacionado con las relaciones públicas, ya que mi idea al contratar a un Ingeniero Externo era poder tener una opinión imparcial y objetiva sobre el trabajo que viene realizando el Ingeniero Interno y el hacerle darse cuenta cuando regresara el lunes que parte de su trabajo ya estuviera hecho, lo cual lo llevaría a pensar que su trabajo se lo estaban dando alguien mas ya que el no demostraba el interés necesario y no estaba cumpliendo con sus obligaciones y/o su puesto “seguro” ya no era tan seguro ya que fácilmente podría percatarse que no era como el tal vez “sintió” en algún punto en el cual dejó de cumplir,.. estrictamente indispensable.

       Al terminar el Ingeniero Externo con su evaluación varias cosas salieron a flote, como el hecho que la mitad de los ordenadores ya no contaban con un antivirus actualizado, lo cual considero indispensable ya que de perder la información capturada por los empleados, llevaría un par de semanas o meses dependiendo del departamento, en recapturarse, esto solo se puede traducir en pérdidas de dinero y tiempo.

       El hecho de pedirle a un externo que evaluara el trabajo del ingeniero interno era una idea que llevaba tiempo en mi cabeza y para la cual tuve que pedir autorización de una forma muy delicada ya que tuve que hacerle ver a mi jefa directa la necesidad de una opinión externa, sabiendo que era su familiar directo el ingeniero interno, al final yo pienso que este ejercicio estuvo bien, por que nos percatamos de varias fallas que no deberían tener lugar.
      El ingeniero externo nos hizo una lista de cosas que habían estado fallando y le pedí una cotización para la reparación o sustitución de algunas cosas con la finalidad de mejorar la imagen que proyecta el despacho de cara a sus empleados, ya que cuenta con unas muy bonitas instalaciones pero al tener 3 o 4 años el equipo de cómputo es necesario reparar o actualizar algunos equipos y como sabemos los empleados son mas productivos si éstos cuentan con el equipo idóneo para realizar sus actividades.

DIA 7
22 NOVIEMBRE 2011

       Al llegar al trabajo cuando fui con la secretaria para pedirle los depósitos bancarios que tuviera para contabilizarlos en mi estado de bancos diario, ella me comentó que un trabajador del departamento de contabilidad se estuvo quejando de que su computadora estaba mas lenta debido a la instalación del antivirus, el Ingeniero Interno de alguna forma después de verificar que sucedía con el ordenador del empleado se percató que todos habían sido actualizados y se les había instalado otro antivirus, como era de esperarse el Ingeniero se quejó con mi jefa por que no le parecía que viniera un asesor externo a realizar su trabajo y le parecía injusto. Obviamente tuve que callarme que el externo había venido a realizar el trabajo que llevaba meses sin realizar el Interno.            

       Seguidamente de eso estuve en mi oficina archivando la facturación de noviembre en las carpetas de cada cliente, lo cual casi me llevó toda la mañana.

       Posteriormente tuve una reunión con un Ingeniero y un Arquitecto, ya que mi trabajo también consiste en un par de cosas mas fuera de las administrativas, en este caso se trata de un proyecto de construcción de una casa, que habíamos estado trabajando en el los últimos dos meses, el proyecto había llegado a su fin y el arquitecto e ingeniero fueron a presentarlo, la presentación me pareció pésima aunque en realidad solo pude externar mi opinión con respecto a las perspectivas, ya que no se les había realizado el último cambio que había acordado con el arquitecto, el ingeniero me entregó el presupuesto y me dijo que había realizado el mismo en base a los últimos cambios que había acordado, la reunión terminó bastante rápido cuando les agradecí por su tiempo y les externé una vez mas que las perspectivas no estaban actualizadas.

       Mi trabajo el día de hoy pienso que estuvo altamente relacionado con las relaciones públicas, en este día me tocó controlar mi inteligencia emocional para no contestar de la manera que me hubiera gustado ante la queja estúpida por parte del empleado y por el proyecto mal hecho, no tuve mas opción que externarles a mi jefa directa (el tema relacionado al ingeniero informático) y al director de la empresa (mi inconformidad con el proyecto de construcción) de una forma asertiva, tratando de hacerles ver que no habían realizado ninguno de los dos bien su trabajo y exponiendo mi punto de vista y aceptando que mi puesto no me daba la libertad y capacidad de decisión para poder exigirles algo mas a los ingenieros y sugiriéndoles que no aceptaran el proyecto sin antes realizar las correcciones o darle la razón al ingeniero que no había realizado su trabajo como se esperaba.

       

DIA 8
23 NOVIEMBRE 2011

       Al llegar a la oficina, lo primero que hice fue pedirle los depósitos a la secretaria para poder realizar mi saldo diario de bancos y partiendo de eso, elegir la chequera indicada para emitir los cheques correspondientes al día.

       Esta mañana emití los cheques para pagar unos tóners para las impresoras y un no break para que al irse la luz no se perdiera la información y se pudiera guardar antes de que se apague el ordenador.

       Después de emitir los cheques llegó la Gerente Administrativa y le sugerí algo que estuve pensando un par de semanas atrás; pensaba que un ligero retoque en el logotipo del despacho podría fungir como una actualización y que acompañado de un par de cambios en la papelería los clientes podrían mejorar su percepción sobre el despacho.

       Mi día hoy estuvo muy relacionado con las relaciones públicas porque intenté hacerle ver a la Gerente Administrativa los beneficios que podría otorgarle al despacho una actualización de marca, es decir; un ligero cambio estético en el logotipo, pienso que actualizar la marca podría mejorar la imagen del despacho de cara a los clientes.

       Ya que el despacho es una empresa que se dedica a brindar servicios, se necesita estar actualizado constantemente, las leyes fiscales cambian cada año, al renovar el logotipo, el despacho se posicionaría como una empresa actualizada, que está al día y que cuenta con una capacidad de respuesta ante los cambios.

       Al cambiar el logotipo, esta renovación también podría estar enfocada para crearle una imagen que fuera mas atractiva para la nueva generación de empresarios que actualmente esta comenzando a sustituir a una generación que ya busca la jubilación.

       De cara a esta nueva generación de empresarios que tiene distintas necesidades a la anterior también pienso que es indispensable que el despacho cree una página web, ya que actualmente no cuenta con una, una página web repercutiría de una manera positiva en la imagen del mismo ya que podría aumentar la visibilidad de la empresa en la medida en la que las nuevas generaciones se sirven de las tecnologías multimedia para acceder a todo tipo de información, incluyendo la búsqueda de proveedores. Además supondrá una gran oportunidad en cuanto a visibilidad dado que no existen despachos a nivel local fuera de un par que cuenten con un sitio Web.

       

DIA 9
24 NOVIEMBRE 2011

       Al llegar en la mañana me di cuenta que no habían depósitos, ni ninguna transferencia a bancos, como consecuencia no tuve que realizar mi estado de bancos,  aproveché para realizar otras actividades que no están relacionadas directamente con mi trabajo administrativo en RBA  pero sí, con el trabajo en una empresa familiar.

       Esta tarea consistía en tratar de concretar una cita, para que le dieran a una carpintería el trabajo de remodelación del área de juegos de un restaurante que pertenece a grupo de mas de cincuenta, este trabajo consistía en elaborar un área de juegos para niños, que de dejar satisfecho al cliente podría representar que contrataran de nuevo los servicios de la carpintería.

       Primero estuve en contacto con una chica del departamento de marketing del grupo restaurantero, ella me preguntó sobre la factibilidad de realizar determinados juguetes que encontró en internet, entonces con las fotos que me envió, fui a visitar al encargado de la carpintería para preguntarle si podría realizar el trabajo.

       Al comprobarme el encargado la factibilidad de realizar el trabajo, concreté una cita en la cual el carpintero visitaría las instalaciones del restaurante para tomar medidas y realizar un presupuesto.

       Yo pienso que este día estuvo relacionado con las relaciones públicas porque a raíz de un comentario que hice en una cena con amigos hace un par de semanas con la finalidad de promover la carpintería tuvo como consecuencia que un par de semanas después una de los presentes en la cena recordara mis palabras y solicitara una cotización a la carpintería.

       Personalmente creo que fue algo muy bueno ya que no me esperaba que de una forma tan rápida y efectiva mis comentarios pudieran tener una repercusión positiva en la carpintería, actualmente aún nos encontramos esperando la respuesta del IMPI ante el registro del nombre de la misma y por consiguiente no podemos avanzar en la página Web, la situación actual ha dificultado la promoción de la carpintería y al ver que dio resultado un simple comentario en una sena he reflexionado sobre la efectividad de las relaciones públicas a la hora de dar a conocer un negocio, también el hecho de que en las pequeñas empresas siempre los dueños son los que tienen la función de relaciones públicas. 

DIA 10
25 NOVIEMBRE 2011

       Al llegar a la oficina lo primero que hice fue pedirle a la secretaría los depósitos que tenía y me dispuse a realizar el estado de bancos, de ésta forma pude determinar la chequera de la cual era mas conveniente emitir los cheques correspondientes al día, le pedí a la secretaria que elaborara las pólizas de egreso correspondientes a los cheques efectuados.

       Al leer el código de ética contable tiempo atrás me llamó la atención el hecho de que un despacho de contadores no puedo realizarse publicidad fuera de la sección amarilla y para publicitar algún curso que se imparte en sus instalaciones, esto me pareció algo injusto a primera vista, pero al  estar reflexionando al respecto llegué a la conclusión que para aumentar la visibilidad del despacho sería una buena opción darnos a conocer en medios de comunicación a través de una forma legal y que a su vez impactara de forma directa en nuestro público objetivo.

       Dado que existe un crecimiento urbanístico notorio las constructoras pasan a un primer plano dentro de los clientes potenciales para un despacho de contadores, por éste motivo se me ocurrió llegar a ellos a través de una forma directa: obteniendo visibilidad en un medio de comunicación de su sector. Revisando algunas opciones opté por sugerirle al director general que  aprovechara su posición como Síndico para emitir su opinión en una revista destinada al sector construcción en la cual tocará algún tema relativo a Impuestos que resultara de interés para los lectores.

       Yo pienso que este día tomé contacto con las Relaciones Públicas mas que ninguno, ya que pude poner en práctica la “Publicity” esto es; una aparición en un medio de comunicación sin transacción económica de por medio a raíz de dar a conocer un aspecto noticioso de la empresa.

       Creo que esta sugerencia fue una aportación positiva para la empresa ya que la revista cuenta con un gran número de lectores entre los cuales se encuentran los principales decisores de las constructoras mas importantes a nivel regional. Además el hecho de figurar en un medio de comunicación no como anunciante sino como contenido noticioso aumenta la credibilidad en el lector que toma contacto por primera vez con la marca; especialmente si éste le esta aportando un conocimiento del que no era consciente y que de una forma u otra le facilitará su labor en la empresa.

       En definitiva se trata de una acción que aparte de no generar costo posiciona al despacho como una compañía seria y actualizada en temas de contabilidad y fiscales, y le otorga visibilidad entre su público potencial.